Zarządzanie Programem Etycznym w Grupie Polpharma.

marcin
Grupa Polpharma od początku swego istnienia przykłada szczególną wagę do wysokich standardów
etycznych. Od 2013 r. ujednolicamy, unowocześniamy i wdrażamy nowe procedury i mechanizmy w ramach Programu Etycznego Grupy Polpharma. Jesteśmy również Partnerem Głównym programu „Koalicja Rzeczników Etyki”, prowadzonego przez Inicjatywę Sekretarza Generalnego ONZ Global Compact w Polsce.

4

„Nie jest możliwe stworzenie dobrze działającego systemu
zarządzania programem etycznym, jeżeli jego założenia pozostają
znane tylko kierownictwu przedsiębiorstwa.
Dlatego w Grupie Polpharma ogromną wagę przykładamy
do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej naszych wartości
i rozwiązań etycznych.”

1. Kodeks Etyki Grupy Polpharma
Kodeks Etyki Grupy Polpharma został przyjęty w grudniu
2014 r., a obowiązuje od 1 stycznia 2015 r. Ważne było dla nas,
by Kodeks Etyki powstał przy współudziale naszych pracowników,
a nie był narzuconym z góry dokumentem, opracowanym przez
wąską grupę ludzi lub przygotowanym przez zewnętrznych konsultantów.
Z tego względu od początku w prace nad Kodeksem zaangażowaliśmy
naszych pracowników. Tylko w ten sposób możliwe było
stworzenie dokumentu odzwierciedlającego wartości, które spajają
pracowników wszystkich szczebli i wszystkich spółek wchodzących
w skład Grupy Polpharma.
W czasie prac nad Kodeksem przeprowadziliśmy dwuetapowe
konsultacje pracownicze. W pierwszym etapie pracownicy oceniali
aktualne standardy etyczne w firmie oraz wskazywali obszary, które
ich zdaniem wymagały poprawy, a także konkretne zagadnienia
i rozwiązania, które powinny być uwzględnione w Kodeksie Etyki.
Konsultacja ta przybrała formę anonimowego kwestionariusza
etycznego.Rozdystrybuowaliśmy 4 tysiące kwestionariuszy, z czego
prawie 2 tysiące zostało wypełnionych. Poziom zwrotu wyniósł więc
prawie 50%. Na podstawie wyników kwestionariuszy opracowany
został projekt Kodeksu Etyki, który następnie poddano drugiej fazie
konsultacji. Na tym etapie pracownicy mogli ustosunkować się
do propozycji konkretnych rozwiązań, przyjętych w założeniach
do Kodeksu. Dopiero tak szeroko skonsultowany projekt poddany
został analizie Komitetu Sterującego projektu, a następnie Kodeks
został przyjęty przez Zarząd Spółki.
Dzięki przyjęciu takiego mechanizmu prac udało się stworzyć
Kodeks Etyki Grupy Polpharma, jednoczący wszystkich pracowników
firmy wokół wspólnych wartości. Te wartości to szacunek,
uczciwość, odpowiedzialność, solidarność i współpraca.

2. Rozwiązania instytucjonalne
Kodeks Etyki Grupy Polpharma jest bazą do opracowania rozwiązań
i procedur wewnętrznych, zapewniających efektywne stosowanie
wartości firmy w praktyce. Do tej pory, w ramach Programu
Etycznego, opracowane i wdrożone zostały następujące, jednolite
dla całej Grupy, procedury: Procedura antykorupcyjna, Procedura
dotycząca przyjmowania upominków i innych korzyści przez pracowników
Grupy Polpharma, Procedura przyjmowania i rozpatrywania
zgłoszeń dotyczących naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Polpharma,
Procedura przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji
w miejscu pracy. Przygotowana została także Procedura zarządzania
konfliktami interesów.
Jednym z rozwiązań instytucjonalnych przewidzianych w Kodeksie
Etyki Grupy Polpharma jest powołanie w każdej ze spółek
Grupy stałych Zespołów ds. Etyki, pełniących funkcję wspierającą
w rozpatrywaniu zgłoszonych naruszeń. Od 2013 r. w Grupie istnieje
także, kluczowe dla prawidłowego zarządzania Programem Etycznym,
stanowisko Compliance Officera.
5

„Kodeks Etyki Grupy Polpharma jest bazą do opracowania
rozwiązań i procedur wewnętrznych, zapewniających efektywne
stosowanie wartości firmy w praktyce.”

3. System zgłaszania naruszeń
Dzięki szkoleniom i aktywnej komunikacji pracownicy Grupy
Polpharma wiedzą, jakie postawy są nieakceptowane w Grupie
Polpharma i jakie zachowania stanowią naruszenie obowiązujących
zasad etycznych. Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń
dotyczących naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Polpharma w przystępny
sposób wyjaśnia, jakie kroki należy podjąć w przypadku zauważenia
naruszenia.
Uruchomiliśmy kilka kanałów zgłaszania naruszeń. Najważniejszym
z nich jest możliwość bezpośredniego spotkania z Compliance
Officerem. Mamy również dedykowaną linię telefoniczną
oraz elektroniczny formularz na stronie internetowej. Możliwa jest
także komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej.
Kluczową kwestią przy zgłaszaniu naruszeń jest zapewnienie
pracownikowi poczucia bezpieczeństwa. Grupa Polpharma chroni
każdego sygnalistę, który w dobrej wierze składa zawiadomienie
o naruszeniu, zakazując przy tym stanowczo jakichkolwiek działań
odwetowych.

4. Edukacja etyczna
Niezwykle istotnym elementem Programu Etycznego Grupy
Polpharma jest edukacja etyczna. Najważniejszą metodą szkolenia
pracowników są spotkania bezpośrednie z pracownikami. Spotkania
takie odbywają się we wszystkich lokalizacjach Grupy. W naszym
intranecie działa specjalna sekcja zatytułowana „Program etyczny”.
Zagadnienia etyczne są również objaśniane pracowniom w dwumiesięczniku
Grupy Polpharma „Panaceum”. Uruchomiliśmy także
specjalny adres mailowy etyka@polpharma.com gdzie można zasięgać
porad w sprawach etycznych oraz zgłaszać wątpliwości. Kończymy
również pracę nad obowiązkowym e-learningiem etycznym dla
wszystkich pracowników korzystających na co dzień z komputera.
Dla pracowników pionu produkcji przygotowaliśmy papierową wersję
tutoriala wraz z obowiązkowym testem etycznym.

5. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Nie jest możliwe stworzenie dobrze działającego systemu zarządzania
programem etycznym, jeżeli jego założenia pozostają znane
tylko kierownictwu przedsiębiorstwa. Dlatego w Grupie Polpharma
ogromną wagę przykładamy do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
naszych wartości i rozwiązań etycznych. Staramy się, by
Kodeks Etyki oraz uzupełniające go procedury były łatwe do zrozumienia
dla wszystkich pracowników – unikamy stosowania w nich
niezrozumiałego dla szerszego odbiorcy języka prawniczego.
Dbamy o to, by zainteresowany pracownik miał łatwy dostęp
do wewnętrznych regulacji etycznych. Rozpowszechniamy
je w różnych miejscach. W Intranecie Grupy funkcjonuje zakładka
„Program Etyczny”. Zagadnienia etyczne są także stale obecne
w dwumiesięczniku Polpharmy „Panaceum”. Tymi kanałami przedstawiamy
materiały tematyczne, informacje nt. projektu, program
pytań i odpowiedzi oraz artykuły „Etyka w praktyce”. Tematy etyczne
są także mocno eksponowane podczas spotkań cyklicznych czy
spotkań z menadżerami typu „Train the Trainer”.
O swojej odpowiedzialności społecznej mówimy również na zewnątrz.
Na stronie Grupy znajduje się zakładka „Odpowiedzialność
społeczna”, gdzie przedstawiamy Kodeks Etyki Grupy Polpharma
oraz inne inicjatywy CSR. Regularnie publikujemy także kompleksowy
„Raport Społecznej Odpowiedzialności Grupy Polpharma”.
Dzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania
etyką z innymi przedsiębiorcami zarówno z branży farmaceutycznej,
jak też innych sektorów.

 

Autorem tekstu jest Marcin Musiał, Radca Prawny / Lider projektu „Program Etyczny Grupy Polpharma”