Kwestie etyczne w prowadzeniu biznesu przez T-Mobile Polska S.A.

 

pch-photo

Funkcja Compliance w T-Mobile Polska została stworzona w odpowiedzi na potrzeby klientów,poszukujących formy zapewnienia, że działalność biznesowa firmy jest prowadzona w sposób etyczny i zgodny nie tylko z obowiązującym prawem, ale i z szerszymi zasadami obowiązującymi w społeczeństwie. Podobne oczekiwania zostały także wyrażone przez głównego udziałowca T-Mobile, Grupę Deutsche Telekom, co pozwala nam na uczestniczenie w globalnym rynku z pewnością, że wszędzie reprezentujemy te same zasady. Przejrzyste regulacje wewnętrzne zapewniają poczucie ciągłości i kontroli nad kulturą Compliance, a jej elementy są obecne we wszystkich naszych działaniach.

 

Od 2009 roku w T-Mobile Polska S.A. (T-Mobile) istnieje dedykowana
jednostka, Departament Zarządzania Zgodnością (Compliance),
zajmująca się budową świadomości kwestii etycznych
i kwestiami promowania zachowań biznesowych zgodnych z wyznawanymi
przez Grupę Deutsche Telekom wartościami. Wyrażone
w Wartościach Firmowych, czyli zestawie zasad, które są znane
wszystkim pracownikom:

1. Wykraczamy ponad oczekiwania naszych Klientów, oferując
najprostsze rozwiązania
2. Szanujemy się nawzajem i działamy etycznie
3. Cenimy różne pomysły, działamy jako jeden zespół
4. Tworzymy najlepsze warunki do osiągania wyników i rozwoju
5. T-Mobile to ja – możesz na mnie liczyć!

Także wprowadzony w T-Mobile Kodeks Etyki Biznesu, dostępny
zarówno dla pracowników, jak i zewnętrznych interesariuszy,
opisujący stanowisko firmy w kwestiach etycznych, jest zbudowany
wokół tych właśnie zasad. Dokument ten jednakże nie tylko określa
reguły, według których chcemy prowadzić działalność biznesową
i na których opieramy nasze postępowanie, ale także stanowi podstawę
Systemu Zarządzania Zgodnością (Compliance Management
System, CMS). CMS to rozwiązanie organizacyjne, które określa
miejsce Compliance w strukturze T-Mobile, lokując Compliance
Oficera jako bezpośrednio podległego Prezesowi firmy, oraz definiując
mechanizmy pozwalające na zachowanie niezależności tej
funkcji (poprzez dopuszczenie do bezpośredniego raportowania do
Komitetu Audytu oraz do Rady Nadzorczej). Przyjęcie sformalizowanego
rozwiązania znacząco ułatwia codzienną pracę Compliance
i przyczynia się do pozytywnego postrzegania pozycji osób zajmujących
się zagadnieniami etycznymi przez pracowników T-Mobile.
Ponieważ kwestie etyczne są w T-Mobile bezpośrednio powiązane
z działalnością Compliance, CMS opiera się na trzech głównych
filarach – budowaniu świadomości wśród pracowników T-Mobile
w odniesieniu do wymagań etycznych i obowiązujących regulacji;
tworzeniu i utrzymywaniu spójnego środowiska regulacji w firmie
oraz na wyjaśnianiu przypadków naruszenia zasad i regulacji.
Pierwszy z tych filarów, budowanie świadomości, składa się
przede wszystkim z prowadzonych przez pracowników Compliance
szkoleń i akcji komunikacyjnych. Szkolenia prowadzone są głównie
w sposób bezpośredni, czyli w oparciu o spotkania z pracownikami
T-Mobile, podczas których dyskutowane są zarówno kwestie
dotyczące podstawowych regulacji i zasad postępowania, ale także
tematy dotyczące specyficznych zagadnień biznesowych. Dobór
osób zapraszanych na takie spotkania wynika przede wszystkim
z przeprowadzanej regularnie analizy ryzyka Compliance, jednakże
szkolenia prowadzone są także na prośbę zainteresowanych osób.
Ważnym elementem budowania świadomości pracowników już
od początku ich przygody z T-Mobile jest wprowadzenie tematów
Compliance do szkolenia wstępnego i włączenie Kodeksu Etyki Biznesu
do pakietu dokumentów podpisywanych przez pracownika
Funkcja Compliance w T-Mobile Polska została stworzona w odpowiedzi na potrzeby klientów, poszukujących formy zapewnienia, że działalność biznesowa firmy jest prowadzona w sposób etyczny i zgodny nie tylko z obowiązującym prawem, ale i z szerszymi zasadami obowiązującymi w społeczeństwie. Podobne oczekiwania zostały także wyrażone przez głównego udziałowca T-Mobile, Grupę Deutsche Telekom, co pozwala nam na uczestniczenie w globalnym rynku z pewnością, że wszędzie reprezentujemy te same zasady. Przejrzyste regulacje wewnętrzne zapewniają poczucie ciągłości i kontroli nad kulturą Compliance, a jej elementy są obecne we wszystkich naszych działaniach.
w momencie zatrudnienia. W komunikacji dotyczącej zagadnień etycznych oraz kwestii Compliance wykorzystujemy także rozwiązania informatyczne, publikując artykuły na wewnętrznym portalu
intranetowym oraz udostępniając pracownikom szkolenia w formie e-learningu.

Drugi filar Systemu Zarządzania Zgodnością, czyli tworzenie
i utrzymywanie spójnych regulacji wewnętrznych, to szeroki zakres
prac, dotykający nie tylko wprowadzania nowych regulacji dotyczących
promowania zachowań etycznych, ale także związany z reagowaniem
na pojawiające się ryzyka i zgłaszane problemy oraz wątpliwości.
Compliance uczestniczy więc w ogólnofirmowych projektach
związanych z wprowadzaniem nowych procesów, by już na etapie
planowania uwzględniać zagadnienia etyczne. Oddzielnym zagadnieniem
jest prowadzenie punktu kontaktowego, gdzie pracownicy
mogą porozmawiać o swoich pytaniach i otrzymać wiążącą interpretację
obowiązujących w firmie regulacji. Takie zapytania są następnie
wykorzystywane (w anonimowej formie) podczas szkoleń,
a także przy usprawnianiu istniejących zapisów.
O statnim, jednakże równie ważnym jak wcześniej opisane,
filarem Compliance w T-Mobile jest wyjaśnianie sytuacji, gdy mogło
dojść do zdarzenia naruszającego wyznawane przez firmę zasady.
Każdy pracownik, jak również klient zewnętrzny (dostawca,
partner biznesowy, klient firmy), może zgłosić nadużycie, którego
jest świadkiem, lub o którym się dowiedział, poprzez dedykowany
portal. Rozwiązanie to, dostarczone i utrzymywane przez firmę
zewnętrzną, zapewnia maksimum poufności oraz anonimowości
(w razie potrzeby) osobie zgłaszającej. Wszystkie otrzymane zgłoszenia
są sprawdzane i każde jest traktowane z taką samą starannością.
Oczywiście, jeśli w toku weryfikacji okaże się, że zgłoszenie jest
bezpodstawne, to zostaje ono zamknięte, bez rozpoczynania dedykowanego
postępowania.

Jesteśmy bardzo dumni z faktu, że wprowadzony i działający
w T-Mobile System Zarządzania Zgodnością podlega regularnemu
(przeprowadzanemu co dwa lata) zewnętrznemu audytowi certyfikacyjnemu
i dwukrotnie już jakość CMS została potwierdzona niezależnym
raportem. Kolejny audyt certyfikacyjny jest przewidziany
na pierwszy kwartał 2017 roku.

 

 

Autorem tekstu jest Piotr Chmiel, Ekspert ds. Compliance, T-Mobile Polska S.A.